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Les tips de Remi #1: trouver la solution avant le problème

“Mettre en place des solutions PIM/DAM demande une réflexion approfondie sur la stratégie digitale et omni-canale à court, moyen et long terme de votre entreprise. Et comme le modèle de données d’un PIM est à 95 % personnalisé, vous avez totalement la main pour définir celui-ci… enfin au début.

Il est très facile de définir un modèle de données sur mesure afin de répondre aux enjeux à court terme. Le logiciel PIM sera de ce fait, déployé et mis en production très rapidement. Avec cette vision cependant, les ennuis peuvent arriver dès que vous associez votre PIM avec un nouveau partenaire. Votre modèle étant trop axé sur votre besoin initial, il devient difficile de le faire évoluer et dans le meilleur des cas, vous vous retrouvez avec une usine à gaz. La prise en compte d’enjeux à moyen et long terme permet la prévention de ces situations. Comme dit l’adage, mieux vaut prévenir que guérir.

Prenons un exemple afin d’illustré cette problématique. Vous avez besoin d’une solution PIM pour avoir une vision d’ensemble de votre catalogue, le consolider et ensuite le diffuser sur votre site e-commerce. Les données proviennent de votre ERP. Vous modéliser vos produits en 2 structures :

La structure produit, elle contient les informations marketing de vos produits tel que la description ou la catégorie de produit. C’est à ce niveau que vous mettez en place des éléments permettant la diffusion du produit
La structure sku, elle contient les informations sur le produit physique telles que les dimensions du produit, le GTIN. Cette structure permettra de faire correspondre les informations du PIM avec les informations de stock provenant de l’ERP dans l’objectif du e-commerce.

Vu que votre besoin concerne la visibilité produit en interne, vous souhaitez avoir les informations de format de stock de vos produits (combien de produits par carton, combien de cartons par palette, les GTIN des différents packaging). Afin de faciliter l’intégration du flux ERP -> PIM, vous décidez de mettre ces informations au niveau d’un produit physique. Après tout, que le produit soit en carton ou à l’unité, c’est toujours le même produit. La cerise sur le gâteau, c’est que vous avez économisé une semaine de développement. Résultat, votre PIM est mis en place rapidement et pour moins cher que prévu. Vous avez les félicitations de la direction.

6 mois passent. La direction de votre entreprise, consciente que le PIM permet le développement multicanal, souhaite élargir le scope de celui-ci. Elle a décidé de se lancer sur de nouveaux marchés. Pour se faire, votre entreprise va utiliser une plateforme qui sert de relai afin d’exposer vos produits pour les différents distributeurs de ce nouveau marché. Il faut donc réaliser un nouveau flux depuis votre PIM.

La plateforme demande un standard (un fichier plat de 2000 colonnes… ce chiffre n’est pas grossi, à titre personnel, j’ai déjà expérimenté un fichier de plus de 3000 colonnes) que vous vous efforcez de respecter. Elle demande notamment les informations de packaging de vos produits (combien de produits par cartons …). Cela tombe bien toutes les informations sont dans le PIM. Vous mettez en place le flux et attendez le retour de la plateforme. Et là, c’est le drame. Une partie de vos produits sont rejetés car impossible à tracer. Circonspect, vous décidez d’enquêter.

Après une semaine d’enquête, vous trouvez la cause de tout cela. Pour certains produits, vous réalisez que vous avez des cartons et des palettes mixtes, et ce afin de faciliter vos flux logistiques. Manque de pot, cette information n’est pas dans le PIM. Vous avez envoyé à la plateforme l’information suivante :
– La palette A contient uniquement 3 cartons de produits X
– La palette A contient uniquement 3 cartons de produits Y
La plateforme ne sait donc pas si la palette A contient des produits X ou Y. Les 2 sont rejetés. C’est la même problématique pour les cartons.
En pratique, vous auriez dû envoyer :
– La palette A contient 3 cartons de produits X  et 3 cartons de produits Y

Vous vous rendez compte que pour répondre à ce besoin, vous ne devez pas seulement faire évoluer le modèle de données mais complètement le casser. Il faut que vous rajoutiez un niveau packaging. Cependant, cela implique aussi de modifier le flux ERP -> PIM et modifier le flux PIM -> e-commerce. Ce n’est pas envisageable, vous n’avez ni le temps ni le budget pour faire cela.

Vous décidez de négocier avec la plateforme. Celle-ci est têtue comme une mule, elle ne veut rien changer. La plateforme sort l’argument qui clôt la négociation, modifier dans votre cas le standard serait une forme de favoritisme vis-à-vis de vos concurrents. Il ne vous reste plus que 2 options :
– Abandonner la vente des produits impactés sur le nouveau marché;
– Trouver un moyen d’alimenter manuellement les produits concernés sur la plateforme, donner du travail supplémentaire aux métiers et rallonger le temps de diffusion de vos produits.

En résumé, en plus de choisir entre la peste et le choléra, vous avez perdu du temps et de l’argent. Le petit conseil: votre niveau le plus bas de votre modèle de données doit toujours correspondre à UN et UNIQUE GTIN.

Dans l’exemple, j’ai évoqué le rôle des métiers dans le processus de mise en place d’un PIM. Si je vous disais qu’il y avait un moyen de les rendre heureux et en même temps de faciliter le travail du SI. Vous vous voulez en savoir plus ? Ne manquez pas mon prochain tips : Faire le lien entre l’Homme (les métiers) et la Machine (le SI).

Sur le même sujet: Le PIM, pivot de votre commerce unifié – blog
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